เคล็ดลับ Apple Mail: จัดการอีเมลให้ชีวิตง่ายขึ้นบน iPhone, Mac

สำหรับผู้ใช้งานอุปกรณ์ Apple ไม่ว่าจะเป็น iPhone, iPad หรือ Mac แอป Mail เป็นตัวเลือกเริ่มต้นที่หลายคนคุ้นเคย แต่รู้หรือไม่ว่าภายใต้ความเรียบง่ายนั้นซ่อนฟังก์ชันทรงพลังมากมายที่สามารถเปลี่ยนประสบการณ์การจัดการอีเมลของคุณให้ง่ายและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น บทความนี้จะเผย เคล็ดลับ Apple Mail 10 ข้อที่จะช่วยให้คุณจัดระเบียบ ลดความเครียด และทำงานได้ดีขึ้นอย่างไม่น่าเชื่อ

ปลดล็อกประสิทธิภาพการจัดการอีเมลบน Apple Mail

หากคุณใช้แอป Mail เป็นประจำ การเรียนรู้เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและลดความยุ่งเหยิงในกล่องขาเข้าได้อย่างไม่น่าเชื่อ เรามาดูกันว่า เคล็ดลับ Apple Mail เหล่านี้มีอะไรบ้าง

การยกเลิกการจัดหมวดหมู่อัตโนมัติ

หากคุณไม่ชอบให้แอป Mail จัดหมวดหมู่อีเมลเป็น Primary, Transactions, Updates หรือ Promotions คุณสามารถกลับไปใช้มุมมองแบบเดิมได้ง่ายๆ เพื่อความคุ้นเคยและเป็นระเบียบในแบบของคุณ:

บน iPhone/iPad: ปัดไปที่แท็บ "All Mail" เพื่อดูอีเมลทั้งหมดในหน้าเดียว หรือแตะจุดสามจุดด้านบนแล้วเลือก "List View" เพื่อปิดมุมมองหมวดหมู่ทั้งหมด
บน Mac: คลิกปุ่มเมนูสามจุดบนแถบเครื่องมือด้านบน แล้วยกเลิกการเลือก "Show Mail Categories"

สร้างการปัดนิ้วลัดในแบบของคุณ

การตั้งค่าการปัดนิ้วเป็นตัวช่วยสำคัญในการจัดการกล่องขาเข้าของคุณ ช่วยให้คุณสามารถดำเนินการกับอีเมลได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการตั้งเตือน ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว หรือเก็บถาวร

ไปที่ Settings > Mail > Swipe Options
คุณจะเห็นตัวเลือก "Swipe Left" และ "Swipe Right"
เลือกการกระทำที่คุณต้องการสำหรับแต่ละทิศทาง เช่น "Mark as Read" (ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว), "Flag" (ตั้งค่าสถานะ), "Move Message" (ย้ายข้อความ) หรือ "Archive" (เก็บถาวร) คุณสามารถปรับแต่งได้ตามความถนัด

ใช้ “Remind Me” และ “Mute” เพื่อจัดการลำดับความสำคัญ

ไม่ใช่อีเมลทุกฉบับที่จะต้องจัดการทันที แอป Mail มีเครื่องมือช่วยคุณ "ผลัก" อีเมลที่ไม่เร่งด่วนออกไป หรือ "ปิดเสียง" การแจ้งเตือนจากเธรดที่ไม่เกี่ยวข้อง

Remind Me (ตั้งเตือน): เมื่อดูอีเมล ให้แตะปุ่ม "Reply" แล้วเลือก "Remind Me" กำหนดเวลาเตือน เช่น 1 ชั่วโมง, ตอนเย็น, วันถัดไป หรือกำหนดเอง บน Mac คุณสามารถคลิกขวาที่อีเมลแล้วเลือก "Remind Me" ได้เช่นกัน
Mute (ปิดเสียง): สำหรับอีเมลสนทนาที่ยาวและไม่เกี่ยวข้องกับคุณโดยตรง กดค้างที่เธรดอีเมลในกล่องขาเข้าแล้วเลือก "Mute" เพื่อปิดการแจ้งเตือน บน Mac คลิกขวาที่อีเมลแล้วเลือก "Mute"

ตัวกรองและสถานะ “Flag” จัดระเบียบข้อความสำคัญ

เพื่อโฟกัสกับอีเมลที่สำคัญ การใช้สถานะ "Flag" ร่วมกับตัวกรองจะช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบและเข้าถึงข้อความที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

เมื่ออยู่ในอีเมล แตะที่ปุ่ม "Reply" แล้วเลือก "Flag" (คุณสามารถเลือกสีเพื่อจำแนกประเภทได้)
ในกล่องขาเข้า แตะไอคอน "Filter" ที่มุมล่างซ้าย จากนั้นเลือก "Filtered By:" และเปลี่ยนเป็น "Flagged" คุณก็จะเห็นเฉพาะอีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะเท่านั้น
บน Mac คุณจะพบไอคอน Flag บนแถบเครื่องมือด้านบน หากต้องการกรองตามสีธงที่เฉพาะเจาะจง ให้ไปที่ส่วน "Flagged" ในแถบด้านข้างแล้วเลือกธงสีที่ต้องการ

เพิ่มชั้นการป้องกันและความรวดเร็วในการใช้งาน

“Hide My Email” ปกป้องที่อยู่อีเมลจริงของคุณ

สำหรับสมาชิก iCloud+ ฟีเจอร์ "Hide My Email" ช่วยให้คุณสร้างชื่อแทนอีเมลที่ไม่ซ้ำกันได้ ทำให้คุณสามารถใช้ที่อยู่อีเมลปลอมเหล่านี้เมื่อลงทะเบียนบริการต่างๆ โดยไม่ต้องเปิดเผยอีเมลจริงของคุณ

การตั้งค่า: ไปที่ Settings > [ชื่อของคุณ] > iCloud > iCloud+ Features > Hide My Email บน Mac ไปที่ System Settings > [ชื่อของคุณ] > iCloud > iCloud+ Features > Hide My Email
ขณะส่งอีเมล: ในหน้าต่างเขียนอีเมล เลือกปุ่ม "From" แล้วเลือก "Hide My Email" เพื่อสร้างที่อยู่ใหม่สำหรับส่งข้อความนั้นทันที

ตั้งค่า “Undo Send” เพื่อถอนข้อความผิดพลาด

พิมพ์ผิดเป็นเรื่องปกติที่เกิดขึ้นได้เสมอ แต่แทนที่จะต้องตื่นตระหนก คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ "Undo Send" เพื่อให้มีเวลาแก้ไขข้อผิดพลาดก่อนที่อีเมลจะถูกส่งออกไป

ไปที่ Settings > Apps > Mail > Undo Send Delay และปรับเวลาหน่วงได้สูงสุด 30 วินาที
บน Mac คุณจะพบตัวเลือกนี้ใน Mail Settings > Composing > Undo Send Delay

ทางลัดคีย์บอร์ด เพิ่มความเร็วบน Mac และ iPad

สำหรับผู้ใช้ Mac หรือ iPad ที่ต่อคีย์บอร์ด การใช้ทางลัดช่วยให้คุณจัดการอีเมลได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ลดการใช้เมาส์หรือแทร็กแพด และเพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน

สร้างอีเมลใหม่: Command + N
ตอบกลับอีเมลที่เลือก: Command + R
ส่งต่ออีเมลที่เลือก: Shift + Command + F
ทำเครื่องหมายว่าอ่าน/ยังไม่อ่าน: Shift + Command + U
ย้ายอีเมลที่เลือกไป Junk: Shift + Command + J
เก็บถาวรอีเมล: Control + Command + A

Smart Mailboxes จัดเรียงอีเมลอัตโนมัติ (Mac เท่านั้น)

ฟีเจอร์นี้ช่วยให้ Mail แอปจัดเรียงอีเมลขาเข้าตามเงื่อนไขที่คุณกำหนดโดยอัตโนมัติ ทำให้คุณสามารถมีกล่องจดหมายเฉพาะสำหรับลูกค้าหรือโครงการสำคัญได้โดยไม่ต้องเสียเวลาจัดเรียงเอง

บน Mac ในแถบด้านข้างของ Mail คลิกไอคอนโฟลเดอร์ข้าง "Smart Mailboxes" เพื่อสร้างกล่องจดหมายอัจฉริยะ
ตั้งชื่อและกำหนดเงื่อนไขการกรอง เช่น กรองตามที่อยู่อีเมลของผู้ส่ง หรือคำสำคัญในโครงการต่างๆ แล้วคลิก "OK"

ใช้ “VIPs” เพื่อไม่พลาดอีเมลจากคนสำคัญ

หากคุณปิดการแจ้งเตือน Mail ไว้เนื่องจากมีอีเมลเข้ามากเกินไป ฟีเจอร์ VIPs จะช่วยให้คุณได้รับการแจ้งเตือนเฉพาะจากบุคคลสำคัญที่คุณเลือกเท่านั้น เพื่อให้คุณไม่พลาดข้อความที่จำเป็นจริงๆ

เปิด Contact Card ของบุคคลนั้นแล้วแตะ "Add to VIP"
ไปที่ Settings > Notifications > Mail > Customize Notifications > VIP และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเปิดการแจ้งเตือนและเสียงไว้
บน Mac คุณสามารถคลิกขวาที่ชื่อผู้ติดต่อแล้วเลือก "Add to VIPs"

ตั้งค่า “Rules” กรองสแปมและอีเมลไม่พึงประสงค์

สำหรับผู้ใช้อีเมล iCloud คุณสามารถตั้งกฎเพื่อซ่อนอีเมลที่ไม่ตรงตามเกณฑ์บางอย่างได้ เช่น กรองอีเมลจากผู้ส่งที่คุณรู้จักว่าเป็นสแกมเมอร์ หรืออีเมลที่มีคำสำคัญที่มักปรากฏในสแปม

ไปที่ Settings > [ชื่อของคุณ] > iCloud > iCloud Mail > iCloud Mail Rules
แตะ "Add Rule" และกรอกเงื่อนไขของคุณ เช่น กรองตามที่อยู่อีเมลของนักต้มตุ๋น หรือคำสำคัญอย่าง "crypto" หรือ "bitcoin"
คุณสามารถตั้งค่าให้ย้ายไปถังขยะ หรือทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วโดยอัตโนมัติ

มุมมองบรรณาธิการ: Apple Mail เครื่องมือคู่ใจที่คาดไม่ถึง

ในฐานะผู้ใช้งาน Apple มาอย่างยาวนาน เรามองว่าแอป Mail เป็นมากกว่าแค่โปรแกรมรับส่งอีเมลทั่วไป ด้วยฟีเจอร์ที่ซ่อนอยู่เหล่านี้ ไม่ว่าจะเป็นการปรับแต่งการปัดนิ้ว การใช้ "Remind Me" เพื่อเตือนความจำ หรือ "Hide My Email" ที่ช่วยปกป้องความเป็นส่วนตัว ล้วนเป็นสิ่งที่ช่วยยกระดับประสบการณ์การทำงานและลดความเครียดจากการจัดการอีเมลได้อย่างแท้จริง

สำหรับใครที่ยังใช้ Mail แอปแบบพื้นฐาน ลองนำเคล็ดลับเหล่านี้ไปปรับใช้ดู เราเชื่อว่าคุณจะพบว่ามันช่วยให้ชีวิตดิจิทัลของคุณง่ายขึ้น และทำให้คุณกลับมาหลงรักแอป Mail ได้อีกครั้ง เพราะมันคือเครื่องมือที่ทรงพลังและพร้อมใช้งานอยู่แล้วในระบบนิเวศของ Apple

ที่มา: lifehacker.com

ยกระดับการจัดการอีเมลของคุณ: 10 เคล็ดลับเด็ดที่ซ่อนอยู่ใน Apple Mail