นับตั้งแต่การแพร่ระบาดของโควิด-19 ทำให้หลายบริษัทเจอปัญหาและผลกระทบอย่างหนัก บางแห่งถึงขั้นไปต่อไม่ไหว ต้องจำใจเลิกกิจการของตนเอง ขณะที่อีกหลายแห่งก็ต้องมองหาวิธีเพื่อให้ธุรกิจอยู่รอด หนึ่งในนั้นคือ การจ้างงานแบบ Leave without pay กับพนักงานหลาย ๆ คน คำถามคือในกรณีแบบนี้ทางบริษัทจะมีวิธีคำนวณเงินเดือน (ซึ่งส่วนใหญ่ใช้โปรแกรมเงินเดือน อย่างเช่น Byte-HR) ยังไง มีกฎหมายหรือข้อกำหนดใดบ้างที่จะทำให้ทั้ง 2 ฝ่ายพึงพอใจมากที่สุด มาหาข้อมูลด ๆ ไปพร้อมกันเลย
การ Leave without pay คืออะไร
Leave without pay คือ ลักษณะการหยุดงานแบบไม่ได้รับเงินเดือนของพนักงาน แต่ตัวของพนักงานคนดังกล่าวยังคงมีสถานะเป็นหนึ่งในลูกจ้างขององค์กรนั้น ๆ เพียงแค่บริษัทอาจขอความร่วมมือเพื่อให้คุณหยุดทำงานในหน้าที่ ตำแหน่งของตนเอง ส่งผลให้ไม่ได้รับเงินเดือนหรือค่าตอบแทนในระหว่างที่หยุดทำงานตามกำหนด ทั้งนี้ตัวธุรกิจยังคงเปิดตามปกติ
อย่างไรก็ตามการจ้างงานแบบ Leave without pay จะต้องเป็นการยินยอมและตกลงกันของทั้ง 2 ฝ่าย ได้แก่ นายจ้างและลูกจ้าง ทางผู้จ้างเองไม่มีสิทธิ์บังคับขู่เข็ญใด ๆ ให้พนักงานต้องหยุดอยู่บ้านโดยไม่ได้รับเงินเดือนทั้งสิ้น และถ้าหากตกลงกันเรียบร้อยฝ่ายบัญชีหรือฝ่าย HR ผู้ทำหน้าที่คำนวณเงินเดือนก็จะใส่ข้อมูลอัปเดตใหม่ลงไปในโปรแกรมเงินเดือนว่าพนักงานคนไหนงดจ่ายค่าจ้างชั่วคราวบ้าง
เรื่องต้องรู้เกี่ยวกับการจ้างงานแบบ Leave without pay
ถ้ามองในภาพรวมแล้วการตัดสินใจร่วมกันของทั้งฝั่งนายจ้างและลูกจ้างดูเหมือนเป็นวิธีที่เหมาะสมมากสุด เหตุเพราะการที่บริษัทไม่ได้เลิกจ้างเพราะการทำงานที่ขาดประสิทธิภาพ แต่ผลมาจากไม่สามารถจ่ายค่าจ้างของพนักงานในบางส่วนได้ ทำให้บางคนอาจต้องหยุดงานไปก่อนก็ล้วนมาจากผลกระทบที่เกิดขึ้นจากปัจจัยหลายด้าน อย่างไรก็ตามหากคุณคือหนึ่งในคนที่โดนให้ Leave without pay ก็มีเรื่องต้องรู้เกี่ยวกับการจ้างงาน ดังนี้
- บริษัทไม่ได้ขอความร่วมมือแต่ประกาศแจ้งให้หยุดอยู่บ้าน
ในกรณีที่บริษัทไม่ได้พูดคุยกับตัวพนักงานว่าขอให้หยุดงานชั่วคราว แต่เป็นการประกาศหยุดอาจด้วยเหตุผลบางประการ เช่น ปริมาณการผลิตสินค้ามากเกินไป แต่ยังขายไม่ได้ ทำให้ฝ่ายผลิตในส่วนดังกล่าวต้องหยุดงานไปก่อน หากเป็นเรื่องนี้ต้องมีการแจ้งกับพนักงานเป็นลายลักษณ์อักษรไม่น้อยกว่า 3 วัน และเมื่อหยุดงานแล้วทางบริษัทต้องมีการจ่ายเงินค่าจ้างให้ตามจำนวนวันที่หยุดไม่น้อยกว่า 75% รวมถึงต้องระบุจำนวนวันที่สั่งให้หยุดชัดเจนด้วยว่าเป็นเวลากี่วัน
- บริษัทสั่งให้ทำงานที่บ้าน หรือ Work From Home
กรณีสั่งให้พนักงานทำงานที่บ้าน หรือ Work From Home โดยไม่มีประกาศอื่นเพิ่มเติม ตัวพนักงานเข้างานและทำหน้าที่ของตนเองตามปกติ นายจ้างจะต้องจ่ายเงินเดือนให้กับลูกจ้างตามปกติครบถ้วนทุกบาท ยกเว้นมีการพูดคุยเพื่อของให้พนักงาน Leave without pay ในบางวัน
- ขอความร่วมมือจากพนักงานให้ Leave without pay
หากมองกันอย่างเป็นธรรมที่คือมุมที่องค์กรทุกแห่งไม่อยากทำมากที่สุด แต่ด้วยเหตุผลเรื่องรายได้ และการแบกรับค่าใช้จ่ายเกินทนไหว ส่งผลให้พวกเขาต้องขอความร่วมมือจากพนักงานเพื่อให้ Leave without pay (ส่วนมากมักเกิดกับบริษัทขนาดเล็ก หรือกลุ่ม SME ที่มีเงินทุนไม่มากนัก) ไม่สามารถแจ้งให้พนักงานหยุดอยู่กับบ้านแล้วจ่ายเงินเดือนตามกฎหมายไม่ต่ำกว่า 75% ได้ ก็จะมีการพูดคุยตกลง ทำเป็นลายลักษณ์อักษรว่าพนักงานแต่ละคนหยุดตั้งแต่วันที่เท่าไหร่ จำนวนกี่วัน (นับรวมวันหยุดปกติ) แต่อย่างที่บอกไปว่าสถานะของตัวผู้จ้างยังคงเป็นพนักงานของทางบริษัทเหมือนเดิม
ตัวอย่างเช่น มีการพูดคุยให้พนักงาน A ทำการ Leave without pay ระหว่างวันที่ 1-10 ของเดือนเมษายน หลังจากนั้นให้ทำงานแบบ Work From Home จนถึงสิ้นเดือนเมษายน แบบนี้เมื่อเข้าโปรแกรมเงินเดือนทางบริษัทก็จะคำนวณด้วยเวลาระหว่างวันที่ 11-30 เป็นต้น
อย่างไรก็ตามการ Leave without pay ยังมีอีกกรณีที่ 2 ฝ่ายทำการพูดคุยตกลงรายละเอียดกัน นั่นคือ ใช้วันหยุดพักร้อนของตนเองให้ครบถ้วน และวันที่เหลือก็ให้หยุดจ่ายเงินเดือนชั่วคราว เช่น ตัวอย่างด้านบนเบื้องต้นแต่คุณมีพักร้อนอยู่ 5 วัน คุณขอใช้พักร้อน 5 วัน ส่วนอีก 5 วันให้ Leave without pay แบบนี้ฝ่ายบัญชีหรือ HR ที่ป้อนข้อมูลเข้าโปรแกรมเงินเดือนเพื่อคำนวณเงินเดือนก็ต้องใส่จำนวนวัน 25 วัน เนื่องจากการลาพักร้อนถือเป็นสิทธิ์พื้นฐานของกฎหมายแรงงานตาม พ.ร.บ. คุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 และต้องจ่ายเงินค่าจ้างแบบไม่มีเงื่อนไขอื่นใดเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย
สรุปแล้วคำนวณเงินเดือนอย่างไรเพื่อมีพนักงาน Leave without pay
บทสรุปของพนักงานบัญชีหรือ HR ที่ยังอาจมีข้อสงสัยว่าต้องคำนวณเงินเดือน ต้องป้อนข้อมูลใส่โปรแกรมเงินเดือนอย่างไรหากมีกรณี Leave without pay เกิดขึ้นในองค์กรของตนเอง หลัก ๆ คือ ต้องดูตามเงื่อนไขที่เกิดขึ้นของพนักงานคนนั้นว่าเป็นการจ้างงานในลักษณะใด (ตามข้อมูลที่ได้อธิบายไว้) จากนั้นจึงคำนวณออกมาให้ถูกต้อง ครบถ้วน เพียงเท่านี้ก็ไม่ใช่เรื่องน่ากังวล
ทั้งนี้หากเป็นบริษัทขนาดเล็กที่ต้องทำงานหลาย ๆ ด้าน การมีคนสรุปข้อมูลมาให้ว่าพนักงานแต่ละคนรับเงินเดือนแบบใดในช่วงสถานการณ์บริษัทกำลังวิกฤตจะช่วยให้คุณทำงานง่ายขึ้นกว่าเดิม เพราะไม่ว่าจะเป็นนายจ้างหรือลูกจ้างก็พอเข้าใจถึงสิ่งที่เกิดขึ้น และไม่มีใครอยากเลิกจ้างหากไม่ได้ทำผิดกฎใดร้ายแรงของทางบริษัท